Die Kostenart sagt, was gekauft wurde (z. B. Personal, Miete). Die Kostenstelle sagt, wo in der Organisation die Kosten entstehen (z. B. Verwaltung). Der Kostenträger sagt, wofür sie entstehen (z. B. ein Förderprojekt). Kostenstelle und Kostenträger sind wie Etiketten auf jeder Buchung – damit könnt ihr jederzeit auswerten, was ein Förderprojekt gekostet hat. Sie sind das Fundament jedes Fördermittelcontrollings. In fieto werden beide in einem Code zusammengefasst, dem Magic-Code.
Die Buchhaltung bucht auf Konten und zeigt damit, wofürGeld geflossen ist: Miete, Gehalt, Bürobedarf. Für Fördermittel braucht ihr aber auch die Antwort auf zwei andere Fragen: Welchem Projekt gehört die Ausgabe? Und welcher Bereich der Organisation war beteiligt? Genau das ergänzen Kostenstellen und Kostenträger – ohne dass ihr die Buchhaltung selbst umstellen müsst.
| Begriff | Beispiele | Hilft zu sehen … |
|---|---|---|
| KostenartWas? | Personal, Miete, Bürobedarf, IT, Reisekosten | welche Art von Kosten anfällt |
| KostenstelleWo? | Verwaltung, Öffentlichkeitsarbeit, Bildungsbereich, Fundraising | welche Bereiche wie viele Mittel verbrauchen |
| KostenträgerWofür? | Projekt „Demokratie macht Schule“, Workshopreihe für Jugendliche, Fachtagung | was ein Projekt oder Angebot tatsächlich kostet |
Die Kostenarten ergeben sich meist schon aus den Buchhaltungskonten eures Kontenrahmens, etwa SKR 03, SKR 04 oder SKR 49. Kostenstellen und Kostenträger legt ihr selbst fest.
Ihr habt Fahrtkosten von 100 € für einen Workshop im Projekt „Jugendtreff“, das eine Stiftung fördert. Die Buchhaltung bucht sie auf das Konto „Reisekosten“. Zusätzlich trägt sie im Feld KOST2 den Magic-Code ein:
| Betrag | Konto (SKR 03) | Magic-Code (KOST2) | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| 100 € | 4660 Reisekosten | 201D | Förderer 20, Projekt 1 „Jugendtreff“, Kostenstelle D Reisekosten |
Damit ist klar: Die 100 € sind Reisekosten im Projekt Jugendtreff und erscheinen in dessen Auswertung und im Verwendungsnachweis.
Betrifft ein Beleg mehrere Projekte, teilt ihr den Betrag auf – zusammen müssen es wieder 100 % sein:
| Teilbetrag | Konto (SKR 03) | Magic-Code (KOST2) | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| 60 € | 4660 Reisekosten | 201D | Projekt „Jugendtreff“, Reisekosten |
| 40 € | 4660 Reisekosten | 202D | Projekt „Elternkurs“ (zweites Projekt desselben Förderers), Reisekosten |
Achtung:Wird nur ein Teil zugeordnet, z. B. 80 € von 100 €, fehlen die restlichen 20 € in der Projektauswertung. Legt deshalb eine Sammelposition wie „offen zuordnen“ an und prüft sie regelmäßig.
Zum Beispiel können Kostenträger und Kostenstelle in einem einzigen Code zusammengefasst werden. Er wird bei jeder Buchung im Feld KOST2 mitgebucht, z. B. in DATEV. So verbindet er eure Buchungen (IST) mit eurer Planung (PLAN) und macht Auswertungen je Projekt möglich. Das Feld KOST1 bleibt frei für andere Zwecke, etwa die steuerliche Sphäre.
In diesem Beispiel setzt sich der Magic-Code aus drei Teilen zusammen:
| Teil | Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| Förderer | Wer gibt das Geld? | 10 = eigene Organisation (freie Mittel) |
| Projekt | Welches Projekt dieses Förderers? | 1 = erstes Projekt |
| Kostenstelle | Welche Art von Ausgabe? | A = Personal |
Zusammen ergibt das 101A: Personalkosten im ersten Projekt der eigenen Organisation. Ein Förderprojekt bekommt typischerweise eigene Codes für Personal (A), Kommunikation (B), Technik (C) und Reisekosten (D), dazu Codes für die Einnahmen aus der Förderung.
Das Steuerbüro muss dafür nichts umstellen: Es trägt den Magic-Code nur zusätzlich in das Feld KOST2 ein.
Die Systematik legt die Organisation selbst fest und führt eine Liste aller Codes.
Wie ihr daraus ein vollständiges Fördermittelcontrolling mit Plan-Ist-Vergleich aufbaut, beschreibt die fieto-Methode in sieben Schritten.
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